Reuniones improductivas y la alternativa para el cambio.
En el apresurado mundo de nuestros negocios, cada minuto cuenta para optimizar el rendimiento y alcanzar los objetivos. Sin embargo, es común presenciar reuniones que se convierten en zonas improductivas, obstaculizando el avance y la motivación del equipo. Con algunos años de experiencia trabajando en proyectos de diseño, codificación y pequeñas asesorías empresariales, he visto cómo la falta de estructura y la comunicación fragmentada interfieren con los objetivos del cliente. Recuerdo vívidamente el caso de un botón de llamada a la acción que debía incorporar en el sitio web de un cliente. Tras acordar el diseño, el cliente insistía en modificar el ancho del botón para hacerlo más visible. Lo que parecía una simple modificación, requiriendo solo las nuevas dimensiones en píxeles y las especificaciones del “nuevo” botón, se convirtió en un interminable ciclo de correos electrónicos, llamadas y mensajes interminables. Finalmente, se me ocurrió una idea y desde entonces, no me separo de este principio: toda reunión es evitable si logramos transparentar lo que necesitamos y no hay nada más transparente, directo y eficiente, que la lista de compra del supermercado.
La lista de supermercado.
Es en nuestras reuniones, la comunicación a menudo se convierte en un sinfín de malentendidos y confusiones. Notas apresuradas en servilletas, correos electrónicos fragmentados y llamadas telefónicas que se pierden en el laberinto de la memoria, son el pan de cada día en un entorno con demasiados estímulos a los que llevar nuestra atención. Es en este escenario donde surge la idea de usar la lista de supermercado. Un documento simple, claro y conciso, similar a la lista de compras que hacemos antes de ir al supermercado, pero con una diferencia fundamental: en lugar de enumerar productos comestibles, enumeramos las tareas y requerimientos que se deben realizar.
La analogía con la lista de compras es perfecta. Al igual que en el supermercado, donde sólo anotamos lo que realmente necesitamos y luego tachamos los ítems a medida que se van agregando al carro, la lista de supermercado nos permite mantener un registro detallado y ordenado de las tareas y los cambios que se deben realizar. Cada ítem en la lista representa un requerimiento específico, con una descripción clara y concisa. No hay ambigüedades, no hay espacio para malentendidos. Cada vez que se completa un requerimiento, se tacha de la lista, como si se eliminara un producto del carrito de compras. Esta simplicidad y eficiencia son, a mi juicio, la clave del éxito de la lista de supermercado. En lugar de perdernos en un mar de correos electrónicos, llamadas y notas desorganizadas, tenemos un documento único y centralizado que nos permite visualizar el progreso de manera clara y precisa.
Además de su simplicidad, la lista de supermercado ofrece otras ventajas que acá enumero:
Transparencia: Todos los involucrados en el proyecto tienen acceso a la lista, lo que garantiza que todos estén en la misma página y se eviten confusiones.
Responsabilidad: Al tener los requerimientos claramente definidos y tachados a medida que se completan, se fomenta la responsabilidad entre las partes involucradas.
Seguimiento: La lista sirve como un registro histórico del proyecto, lo que permite realizar un seguimiento del progreso y evaluar el cumplimiento de los objetivos.
Pero, ¿y si mejoramos la simple lista de supermercado con plataformas existentes?
Google Keep: La herramienta secreta.
Mi herramienta favorita para crear estas “listas de súper” -como les explico a mis clientes- es Google Keep. Esto, porque es sencilla de usar y permite agregar casillas de verificación para marcar cada ítem completado, brindando transparencia y permitiendo a todos los involucrados seguir el progreso del requerimiento. Igualmente, permite compartir de manera infinita el contenido detallado, permitiendo los niveles de publicidad/privacidad que el cliente requiera. Siguiendo con la analogía, la comunicación asincrónica es otra de las herramientas más silenciosas pero efectivas que existen, ya nos permite procesar la información a nuestro propio ritmo, reflexionar sobre las ideas y evitar decisiones apresuradas bajo la presión del momento. Keep permite precisamente eso, ya que además de que todo queda documentado en un solo lugar, nos permite ir las veces que sea necesario a revisar “la lista” de tareas, de manera reflexiva y continua, evitando la pérdida de información crucial.
Mi leit-motiv: “Menos reuniones, más resultados”.
Siendo el tiempo un recurso demasiado valioso, tanto para nosotros como para nuestros clientes, creo que no es bueno desperdiciarlo en reuniones innecesarias que podrían solucionarse con un simple email o una lista sumaria de ejecución de instrucciones. No olvidemos que las reuniones presenciales, aunque irremplazables en ciertas ocasiones, deben ser la excepción, no la regla. Un email bien estructurado o una lista de Keep, como ya expliqué antes, pueden resolver la mayoría de los problemas de forma eficiente.
Seamos entonces más proactivos y propongamos un cambio en el método de comunicación. La eficiencia nos beneficia a todos y nos permite enfocarnos en lo que realmente importa: crear, innovar y entregar resultados excepcionales. Dicho esto, enfatizo en lo siguiente: el tiempo es oro, no lo regales.Adopta la comunicación asincrónica y estructurada para optimizar tu trabajo y el de tus clientes. Juntos, podemos construir un mundo laboral más productivo, donde cada minuto cuenta para alcanzar los objetivos de nuestros clientes a medida que hacemos valer mejor nuestro tiempo.
Cerrando este espacio de opinión e intercambio de ideas, te invito a implementar la técnica de la lista de supermercado y comprobar la diferencia. Verás cómo la comunicación se vuelve más fluida, el trabajo más productivo y los objetivos se alcanzan con mayor facilidad. No tengas miedo en recomendar este tipo de estrategias abiertas, directas y enfocadas en la eficiencia de los procesos. Créeme que si tu cliente valora sus tiempos también valorará el tuyo, por lo que tu propuesta sumaria y ejecutiva de atención asincrónica permitirá que tu trabajo se vuelva más fluido, productivo y gratificante.
Si lo implementaste y te pareció útil, no olvides comentarme tu experiencia a mi email personal, soy@davidchacon.cl
Actualización de contenidos… With a little help from my friends
Tal como reza la canción de Los Beatles, cuya versión cayó en el olvido luego de esa estruendosa y aplastante versión de Joe Cocker en Woodstok, tuve ayuda de los amigos, quienes, a solicitud, han aportado sus puntos de vista a este tema. Por acá, se irán agregando las opiniones que aparezcan en el tiempo 🙂
Creo que la mayoría de las personas, y me incluyo, no disocia lo social de lo netamente productivo. Creo que pueden haber reuniones sociales y creo que sí, que la mayoría de las reuniones son reemplazables por correos, aunque las situaciones para generar confianza, elemento muy importante para el trabajo en equipo, no se consigue solo a través de mails.
Gabriel
Desde el punto de vista de Gabriel, el equilibrio entre lo social y lo productivo es clave para que las reuniones sean realmente efectivas. Así, mientras las reuniones deben tener un objetivo claro y definido, los correos electrónicos son útiles para información concisa y organizada. Todo esto, redunda en la generación de confianza, que se construye con interacción social, pero no sólo en reuniones y éstas, no sólo de negocios.
En ocasiones excepcionales he visto muy necesaria esa reunión inicial y más extensa que algunos clientes requieren para acrecentar la confianza con quien están contratando. También la naturaleza del requerimiento ha sido una buena excusa para escuchar y entender mejor lo que el contratante desea hacer.
Ricardo.
Ricardo, publicista con mucha experiencia a su haber, indica que en nuestras reuniones, necesitamos enfocarnos en las preguntas pertinentes y obtener información crucial, siendo interesante el cambio de paradigma de reducir reuniones, y buscar más eficiencia. Eso sí, destaca una especial excepción a la regla: las reuniones iniciales son extremadamente útiles para generar confianza o comprender mejor las necesidades. Ricardo sistematizó su respuesta en este artículo, disponible en LinkedIn
Desarrollo websites desde los 15 años. Me apasiona el diseño gráfico y los desafíos expresados en algún lenguaje de programación. Me gusta leer, escribir y oír música. Disfruto de los regalos sencillos de la vida, con una mirada crítica y revisionista de absolutamente todo lo que me rodea. Dios es fiel.
